Documentos em disco

Este artigo sobre organização de documentos em papel, sugere a utilização de um scaner para manter um arquivo electrónico de todos os documentos que necessitamos de arquivar, e que mantenhamos o dito arquivo organizado remetendo os documentos em papel para caixas organizadas simplesmente por ano.
A ideia pode agradar a alguns mas a mim, não me agrada por aí além, de qualquer modo algumas coisas interessantes conseguem ser retiradas do artigo:

• O uso de um sistema tipo subversion para manter ficheiros mesmo os que não são código.


• A organização do filesystem está interessante e pode ser transportada para outros casos.


• O sistema de nomenclatura dos ficheiros também é interessante e partilha uma técnica que eu mesmo utilizo, que é o uso das datas no formato YYYYMMDD (ex: 20061116) para distinguir versões de um mesmo ficheiro garantindo uma ordenação cronológica.


• A directoria "hacks" na estrutura, já perdi a conta ao número de vezes que fiz um script para resolver algum problema e quando volto a precisar dele já não o tenho ou está perdido pelo disco. Também o meu "legacy software" foi todo perdido, os meus primeiros programas, etc... foi tudo à vida já há mais de 10 anos. Com uma solução deste género não há mais código perdido.

Para mim a solução apresentada, apesar dos pontos positivos, peca por ser demasiadamente "geek", passar documentos para o computador através de um scaner dá tanto ou mais trabalho e consome tanto ou mais tempo do que os colocar num dossier.
O problema de a documentação estar num formato não pesquisavel pode ter um papel importante na utilidade prática deste sistema, se bem que não creio ser impossivel passar os documentos para Postscript ou PDF o que os torna facilmente pesquisaveis, até mesmo pelo spotlight (para o pessoal do Mac). Por outro lado penso que a maior parte da consulta a fazer neste tipo de documentação não necessita de uma pesquisa por keywords no conteúdo mas sim na estrutura de directórios onde este se encontra, sendo que a pesquisa no conteúdo me parece fazer mais sentido para, por exemplo, depois de encontrado um determinado documento confirmar a existência ou não de um certa clausula.