Integraçao Thunderbird e Apple Address book

Se bem que cada vez mais me vou convencendo a utilizar o Apple Mail, não só devido à integração com o sistema operativo, mas também devido ao facto de este ser rápido e simples. A simplicidade do Apple Mail pode chegar a ser excessiva, mas os plugins existentes tornam-no bastante poderoso e acrescentam as ferramentas necessárias para o tornar numa aplicação bastante interessante. De tal modo que eu, adepto do Thunderbird há vários anos e que comecei a utilizar o Apple Mail devido à integração com o Address Book que é imprescindível para mim já que o mantenho sempre sincronizado com o telemóvel, e já por várias vezes me salvei de perder tudo o que era contacto devido a esta sincronização e também devido ao facto de manter uns backups mais ou menos actualizados dos endereços... Mas voltado ao assunto, como dizia, até eu me começo a convencer que não vale a pena voltar ao "pesado" thunderbird e à sua fraca integração (característica repetida por todas as aplicações da suite mozilla e seus derivados).

De qualquer modo, deixo aqui um link para o já nosso conhecido Hawk Wings, com uma dica sobre a integração entre o Thunderbird e o Apple Address Book. Se tem aparecido pouco menos de um ano mais cedo, talvez me tivesse conquistado.

Os ditos plugins

Mais um link, agora sobre o Mail Tags, e o Mail act-on. No artigo existem ainda uns links interessantes com informação adicional sobre estes e outros plugins.

Mais E-mail

De novo o 43 folders, desta vez numa entrevista com David Allen, o autor do livro Getting Things Done.
Fica a explicação de como David Allen encara o e-mail. O artigo foca-se mais no aspecto conceptual e não na utilização prática do e-mail como eu apresentei num post anterior.

Optimized Firefox 2.0 [actualizado]

Acabei de saber que existe uma versão do Firefox optimizada para Mac, tendo em conta a fraca integração do Firefox original com o MacOS é algo a experimentar, como acabei de o descobrir, ainda não tenho opinião. Conto em breve acrescentar mais alguma informação.

Entretanto já tive tempo de instalar e fazer alguns testes preliminares a esta build não oficial do Firefox. Experimentei a versão para G4, pareceu-me um pouco mais rápida do que a build original. Tem a opção interessante de poder usar as widgets aqua, tal como acontece no safari. No site há referências para algumas extensões para o firefox que aproximam o comportamente deste ao comportamento do Safari, sempre útil para quem gosta do Safari.
Mas a verdadeira integração do sistema, o comportamento esperado de uma aplicação para OS X continua a não existir, o look & feel Mac OS ainda está longe de ser alcançado.

Conclusão, o Safari continua a ser na minha opinião o browser para quem usa Mac OS X.

O que tenho instalado?

Nos comentários ao post de ontem sobre bookmarks surgiu uma questão interessante.
O software que temos instalado na nossa máquna, qual é ele? Aparentemente uma solução comum é guardar os "instaladores" em disco ou em CD's/DVD's. A questão que surgiu ontem é que, exceptuando o caso de alguns poucos softwares de maior dimensão que não têm releases tão frequentes, no caso dos restantes acabamos por não utilizar a versão que nos ocupa espaço em disco ou nos obrigou a gastar um CD/DVD e está a ocupar o espaço físico que poderia servir para algo mais útil, optando por ir buscar a última versão à internet.

Este problema que também eu estou longe de resolver fez-me pensar numa solução que, tanto quanto sei, não existe.
Antes de mais coloca-se a pergunta: Qual a verdadeira diferença entre as chamadas "pastas" nos bookmarks ou as pastas no filesystem, ou no cliente de e-mail? Na prática nenhuma! O que me levou a pensar se uma solução semelhante ao Mail Act-on não seria o ideal para os bookmarks no browser e ao mesmo tempo para o software que guardamos e que serve de lista para nos lembrarmos de ir buscar as últimas versões.
Imaginem um software que permite definir combinações de teclas que permitem a criação de bookmarks em pastas diferentes, possívelmente lhes apliquem TAGS ou até os marquem com uma cor diferente! Para além da organização rápida dos bookmarks no momento em que se faz o bookmarks sem ter que andar à procura de pastas, permitir-nos-ia criar um shortcut para colocar o site onde estamos actualmente a fazer o download numa pasta que serviria de lista de software, com um só toque no teclado (em pelo menos duas teclas, claro).
Parece-me uma solução interessante, vou tentar descobrir se existe algum software que faça algo parecido, talvez em forma de plugin para o Firefox ou algo do género... estou aberto a sugestões de alguém que conheça soluções semelhantes a esta ou não!

Na linha do Mail Act-on

Mais um link desta vez para uma extensão para o Thunderbird que tomei conhecimento a partir de um post no Hawk Wings, essa extensão tem algumas semelhanças com a extensão Mail-Act on para o Apple Mail, da qual falei no post sobre o uso do e-mail.

Bookmarks, o que fazer com eles?

Tenho que confessar que nunca consegui arranjar uma organização para os meus bookmarks!
Tenho meia dúzia deles que consigo organizar e que utilizo na toolbar de bookmarks como se fossem menus, utilizando uma estrutura de pastas para criar sub-menus. A falta de suporte para pastas e subpastas no Flock foi um dos motivos que me afastou deste browser, tudo bem que a ideia de utilizar tags para classificar os bookmarks não parece má, mas a aplicação parece-me ter falhado redondamente já que não encontrei uma forma prática de os utilizar tanto na classificação como no acesso aos bookmarks já existentes. E penso que o facto de suportar tags não devia ter servido de desculpa para a extinção das pastas.

Para além destes bookmarks que referi acima, os outros tendem a amontoar-se, de vez em quando lá crio uma pasta para classificar alguns bookmarks, mas nada de coerente. A verdade é que me parece que o conceito actual de bookmarks é fraco e leva à desorganização no seu uso ou mesmo ao abandono. Os utilizadores não avançados tendem a usar um número mínimo de bookmarks e perdem com frequência links que poderiam ser úteis só para não aumentarem muito a sua lista de bookmarks, já que raramente algum utiliza pastas.

As soluções on-line também não convencem, por vários motivos, os principais parecem-me ser o facto de não ser prático fazer um bookmark se bem que creio existirem plugins de Firefox que facilitam a criação de bookmarks em sites tipo del.icio.us, mas aqui surge o motivo que mais me afasta de testar sequer este tipo de solução. Um colega de trabalho criou um profile no del.icio.us, colocou por lá os seus bookmarks, tudo privado e passado uns tempos outro colega numa pesquisa no google conseguiu ver todos os bookmarks supostamente privados do outro colega.

Assim continua a questão, o que fazer com os bookmarks?

Nomes de ficheiros

Mais uma vez um link para o 43 folders.
Parece-me que a grande vantagem deste artigo é olhar de forma pragmática para as coisas e decidir-se por uma forma de nomenclatura, essa indecisão quanto ao formato parece-me o pior inimigo de um bom sistema de nomes.

P.S - Vejo aqui um paralelo com a procrastinação, em que o medo inconsciente de que o sistema seja fraco e venha a ter falhas impedem a decisão de usar um sistema específico.

E-mail, como uso...

Num dos links que aqui deixei recentemente alguém aconselha a que não se veja o e-mail logo no início do dia de trabalho! É um conselho que eu não sigo nem concordo. Para alguém que tenha um trabalho que requeira alguma responsabilidade, essa não é uma boa aproximação e pode impedir-nos de aceder a infomação essencial. Podemos até estar a perder tempo a fazer algo que afinal, de acordo com o último e-mail que recebemos e ainda não lemos já não é necessário.
Em vez disso aconselho que se crie uma mecânica de tratamento de e-mails. A minha não é muito avançada mas está num estágio médio, é baseado no software que passo a enumerar e que concerteza encontrará paralelo em outros sistemas: Apple Mail, Mail Act-on, Mail Tags, Letterbox plugin, MailTypeSelect, MailEnhancer, o Junk Matcher e o Apple Address Book.

1. Começo por ter vários filtros que actuam sobre os e-mail logo à entrada, a ordem é importante pois os filtros são aplicados segundo uma determinada ordem que evita que certos filtros apanhem e-mails que devem ser apanhados por outros, estes filtros além de distribuirem os e-mails por várias pastas diferentes aplicam-lhes tags para uma mais fácil identificação posterior:
   
   
   
   1. O primeiro deles é "Work", classifica todos os e-mail que venham de endereços que estejam num dos grupos de colegas, clientes ou qualquer outro grupo relacionado com trabalho, isto envia directamente a maioria dos e-mails de trabalho para a pasta certa. Existem alguns projectos que têm filtros para enviar e-mail relacionados com esses projectos para a pasta do mesmo, mas são uma minoria devido à dificuldade em identificar os e-mails por projecto e devido ao facto de a maioria dos projectos não durar o suficiente para merecer o incómodo de construir o filtro, estes filtros vêm antes do Work.
      Quando um e-mail é apanhado pelo filtro "Work" o som de aviso de e-mail é diferente do habitual, é uma frase "E-mail from Work".
      Uma percentagem mínima de e-mails extra-trabalho são por vezes apanhados neste filtro, mas esse assunto é resolvido num ponto mais à frente.
   
   
   2. O segundo é o que eu costumo chamar de "Jokes & Stuff" e é onde vão parar todos os e-mails da treta que todos conhecemos e temos a infelicidade de conhecer alguém que parece não ter mais nada que fazer do que enviar mails destes.
      O único filtro que uso para este tipo de mensagens é a extensão dos attachments, tudo o que sejam gif's, jpeg's, wmv's, etc... que não tenha sido apanhado pelo filtro "Work" cai aqui, pode-se também eventualmente criar um grupo de pessoal que manda mails destes para filtrar anedotas, etc...
   
   
   3. Criei ainda um filtro a que chamei lista negra nos quais coloco o endereço de remetentes que por algum motivo (normalmente alheio à vontade dos próprios) enviam repetidamente e-mails com vírus ou spam. Estes e-mails são apagados directamente.
   
   
   
   De filtros puros é tudo!
   


2. Tenho activado o filtro de junk-mail do Apple Mail e a extensão Junk Matcher, isto faz com que a quase totalidade do spam vá para a pasta Junk
   


3. No mail act-on tenho configuradas várias regras "act-on rules", para as activar é necessário pressionar uma combinação de teclas, regra geral essa combinação consiste em duas teclas, "ctrl" e outra tecla, vou colocá-las aqui pela ordem em que estão a ser analisadas:
   
   
   
   • ctrl-r - Color Message Red - A mensagem fica a vermelho, utilizo muito pouco, serve para marcar uma mensagem de modo a que esta chame à atenção
   
   
   • ctrl-y - I Know I'll Need You - A mensagem fica marcada a amarelo e é-lhe aplicada a uma TAG para saber que a mensagem poderá vir a ser necessária, uso-a para marcar mensagens com dados a que preciso aceder frequentemente, como por exemplo dados de uma conta FTP, etc..., criei também uma "Smart Folder" que mostra todas as mensagens que tenham esta TAG
   
   
   • ctrl-j - It's a Joke - Move a mensagem para pasta Jokes & Stuff e aplica-lhe a TAG respectiva, serve para rápidamente corriqir mensagens que tenham sido mal filtradas ou que tenham escapado aos filtros
   
   
   • ctrl-w - Oh no... more work - Move a mensagem para a pasta Work e aplica-lhe a TAG respectiva, tal como a anterior serve para corrigir filtragem incorrecta ou inexistente.
   
   
   • ctrl-t - Let's do it!!! - Muda a cor da mensagem para laranja forte, aplica-lhe a TAG "To Do" e activa o "To Do" do MailTags para esta mensagem. Criei uma "Smart Folder" que mosta estas mensagens.
   
   
   • ctrl-h - On Hold!!! - Muda a cor da mensagem para azul e coloca-lhe a tag "On Hold". Criei também uma "Smart Folder" que mostra estas mensagens.
   
   
   • ctrl-d - One less to go! - Muda a cor da mensagem para laranja claro, retira-lhe a TAG "To Do" e coloca o status em "Done", também criei uma "Smart Folder" para mostar estas.
   
   
   • ctrl-u - Undo, this is not what I tought it would be! - Remove todas as tags e estados da mensagem, muda a cor para branco.
   
   
   
   

Estes mecanismos permitem-me abrir o mail de manhã, e num par de minutos classificar todas as mensagens, marcar como "To Do" as que tiverem que levar mais atenção e deixar assim a inbox limpa. Se houver alguma mensagem que requeira atenção imediata não fica à espera que me apeteça ir ver o e-mail.

O som diferente para as mensagens de trabalho também é importante, assim como é importante o facto de o som dizer explicitamente "E-mail from work" já que outro som que não fosse tão explicito requereria habituação e poderia até acontecer que mesmo sabendo que é um som de aviso de e-mail não soubessemos exactamente que tipo de e-mail, assim quando aparecem mensagens por ler no contador, só as vou ver se o som indicar que são mensagens de trabalho e mesmo assim dependendo da disponibilidade para isso.

Sempre que faltar ainda algum tempo para acabar o que estou a fazer, interrompo e vou verificar o novo e-mail de trabalho, se faltarem 5 ou 10 minutos, então acabo o que estou a fazer e vou ao e-mail, a maioria das vezes não perco sequer 30 segundos com isso!

Do it imperfectly

É o que estou a fazer neste post! Mais uma vez tropecei num link que encontrei no lifehacker, que me pareceu interessante!
Porquê o título "do it imperfectly"? Esta é só para quem ler o que está no link ;). Mas posso avançar que tem a ver com o facto de eu próprio o ter lido na diagonal e o ter guardado para leitura posterior e apesar disso o ter colocado aqui!

Para variar...

... um link do lifehacker sob o tema "control your work day", não é um problema do qual eu sofra muito mas algumas das dicas que lá estão, especialmente a "Get your priorities straight" são interessantes!

Mind your head

De novo um link para o 43 folders, como é natural, já que todos estes links têm origem num post anterior tal como prometido.
Este é sobre mind mapping. Mind mapping parece-me algo bom, uma forma interessante de organizar ideias! O único problema é que ainda não me consegui organizar para utilizar esta técnica, entretanto fica em processamento no cérebro e quando me surgir uma oportunidade que me pareça adequado vou experimetar e depois publico aqui os resultados e impressões.

Como escrever e-mails

Mais uma vez um artigo do 43 folders, é um dos links que tinha falado no post anterior, não só estou a tentar implementar algumas destas ideias nos meus e-mails como também nos postos que escrevo!

Simples ou com leite?

No post anterior, referi que tinha mais dois assuntos para falar, mas não avancei mais sobre eles!
Porquê que fiz isto? Existe um motivo, ao ler no mesmo site algumas conclusões a que o autor chegou após alguma análise sobre a composição de e-mails, deparei com uma que tem a ver com não misturar assuntos no mesmo e-mail e justificações de porque não o fazer.
Ora eu penso que essa regra é aplicável aos posts dos blogs e vou esforçar-me ao máximo por a cumprir.

Assim sendo, fico por aqui...

Comecemos por um link...

Recentemente, num site que costumo consultar com alguma frequência encontrei este texto bastante interessante que fala sobre métodos eficientes de "despachar trabalho"!
Ora eu como gosto muito do meu tempo livre gosto sempre de tudo o que me possa fazer "despachar mais trabalho" sem ter que trabalhar mais!

Nesse texto encontrei alguns links interessantes sobre como escrever e-mails de uma forma eficiente e explícita que convide a uma resposta rápida e também sobre "mind mappers" um tipo de aplicações que me interessam há já algum tempo mas que nunca tive o tempo (sempre que eu, ou diria mesmo alguém, escrever que falta tempo leia-se que faltou vontade) necessário para perceber como as usar de uma forma útil.
Sobre estes irei escrever, espero que em breve, e em posts separados!

Novo artista!

Um novo artista juntou-se ao blog. Irá concerteza elaborar complicadas teorias baseadas em garrafas de água do Marão capazes de resolver os mais obscuros problemas da humanidade, e mais não digo... teremos que esperar que ele as venha publicar!

1st Post

Blog de notas... este vai servir para que nós consigamos manter alguma documentação relativa às ideias que nos vão surgindo sobre como organizar a área de trabalho, o filesystem, backups, e-mail, cabos que passam à volta dos computadores e se entrelação uns nos outros e nos pés de quem se atrever a sentar demasiadamente perto!

Não há planos para que as actualizações sejam muito frequentes, mas pela minha parte, serão feitas sempre que me surgir alguma nova ideia ou ler algo de interessante sobre o assunto!