E-mail, como uso...

Num dos links que aqui deixei recentemente alguém aconselha a que não se veja o e-mail logo no início do dia de trabalho! É um conselho que eu não sigo nem concordo. Para alguém que tenha um trabalho que requeira alguma responsabilidade, essa não é uma boa aproximação e pode impedir-nos de aceder a infomação essencial. Podemos até estar a perder tempo a fazer algo que afinal, de acordo com o último e-mail que recebemos e ainda não lemos já não é necessário.
Em vez disso aconselho que se crie uma mecânica de tratamento de e-mails. A minha não é muito avançada mas está num estágio médio, é baseado no software que passo a enumerar e que concerteza encontrará paralelo em outros sistemas: Apple Mail, Mail Act-on, Mail Tags, Letterbox plugin, MailTypeSelect, MailEnhancer, o Junk Matcher e o Apple Address Book.

1. Começo por ter vários filtros que actuam sobre os e-mail logo à entrada, a ordem é importante pois os filtros são aplicados segundo uma determinada ordem que evita que certos filtros apanhem e-mails que devem ser apanhados por outros, estes filtros além de distribuirem os e-mails por várias pastas diferentes aplicam-lhes tags para uma mais fácil identificação posterior:
   
   
   
   1. O primeiro deles é "Work", classifica todos os e-mail que venham de endereços que estejam num dos grupos de colegas, clientes ou qualquer outro grupo relacionado com trabalho, isto envia directamente a maioria dos e-mails de trabalho para a pasta certa. Existem alguns projectos que têm filtros para enviar e-mail relacionados com esses projectos para a pasta do mesmo, mas são uma minoria devido à dificuldade em identificar os e-mails por projecto e devido ao facto de a maioria dos projectos não durar o suficiente para merecer o incómodo de construir o filtro, estes filtros vêm antes do Work.
      Quando um e-mail é apanhado pelo filtro "Work" o som de aviso de e-mail é diferente do habitual, é uma frase "E-mail from Work".
      Uma percentagem mínima de e-mails extra-trabalho são por vezes apanhados neste filtro, mas esse assunto é resolvido num ponto mais à frente.
   
   
   2. O segundo é o que eu costumo chamar de "Jokes & Stuff" e é onde vão parar todos os e-mails da treta que todos conhecemos e temos a infelicidade de conhecer alguém que parece não ter mais nada que fazer do que enviar mails destes.
      O único filtro que uso para este tipo de mensagens é a extensão dos attachments, tudo o que sejam gif's, jpeg's, wmv's, etc... que não tenha sido apanhado pelo filtro "Work" cai aqui, pode-se também eventualmente criar um grupo de pessoal que manda mails destes para filtrar anedotas, etc...
   
   
   3. Criei ainda um filtro a que chamei lista negra nos quais coloco o endereço de remetentes que por algum motivo (normalmente alheio à vontade dos próprios) enviam repetidamente e-mails com vírus ou spam. Estes e-mails são apagados directamente.
   
   
   
   De filtros puros é tudo!
   


2. Tenho activado o filtro de junk-mail do Apple Mail e a extensão Junk Matcher, isto faz com que a quase totalidade do spam vá para a pasta Junk
   


3. No mail act-on tenho configuradas várias regras "act-on rules", para as activar é necessário pressionar uma combinação de teclas, regra geral essa combinação consiste em duas teclas, "ctrl" e outra tecla, vou colocá-las aqui pela ordem em que estão a ser analisadas:
   
   
   
   • ctrl-r - Color Message Red - A mensagem fica a vermelho, utilizo muito pouco, serve para marcar uma mensagem de modo a que esta chame à atenção
   
   
   • ctrl-y - I Know I'll Need You - A mensagem fica marcada a amarelo e é-lhe aplicada a uma TAG para saber que a mensagem poderá vir a ser necessária, uso-a para marcar mensagens com dados a que preciso aceder frequentemente, como por exemplo dados de uma conta FTP, etc..., criei também uma "Smart Folder" que mostra todas as mensagens que tenham esta TAG
   
   
   • ctrl-j - It's a Joke - Move a mensagem para pasta Jokes & Stuff e aplica-lhe a TAG respectiva, serve para rápidamente corriqir mensagens que tenham sido mal filtradas ou que tenham escapado aos filtros
   
   
   • ctrl-w - Oh no... more work - Move a mensagem para a pasta Work e aplica-lhe a TAG respectiva, tal como a anterior serve para corrigir filtragem incorrecta ou inexistente.
   
   
   • ctrl-t - Let's do it!!! - Muda a cor da mensagem para laranja forte, aplica-lhe a TAG "To Do" e activa o "To Do" do MailTags para esta mensagem. Criei uma "Smart Folder" que mosta estas mensagens.
   
   
   • ctrl-h - On Hold!!! - Muda a cor da mensagem para azul e coloca-lhe a tag "On Hold". Criei também uma "Smart Folder" que mostra estas mensagens.
   
   
   • ctrl-d - One less to go! - Muda a cor da mensagem para laranja claro, retira-lhe a TAG "To Do" e coloca o status em "Done", também criei uma "Smart Folder" para mostar estas.
   
   
   • ctrl-u - Undo, this is not what I tought it would be! - Remove todas as tags e estados da mensagem, muda a cor para branco.
   
   
   
   

Estes mecanismos permitem-me abrir o mail de manhã, e num par de minutos classificar todas as mensagens, marcar como "To Do" as que tiverem que levar mais atenção e deixar assim a inbox limpa. Se houver alguma mensagem que requeira atenção imediata não fica à espera que me apeteça ir ver o e-mail.

O som diferente para as mensagens de trabalho também é importante, assim como é importante o facto de o som dizer explicitamente "E-mail from work" já que outro som que não fosse tão explicito requereria habituação e poderia até acontecer que mesmo sabendo que é um som de aviso de e-mail não soubessemos exactamente que tipo de e-mail, assim quando aparecem mensagens por ler no contador, só as vou ver se o som indicar que são mensagens de trabalho e mesmo assim dependendo da disponibilidade para isso.

Sempre que faltar ainda algum tempo para acabar o que estou a fazer, interrompo e vou verificar o novo e-mail de trabalho, se faltarem 5 ou 10 minutos, então acabo o que estou a fazer e vou ao e-mail, a maioria das vezes não perco sequer 30 segundos com isso!